ACCESS 2013

PROPIEDADES DE LOS CONTROLES

Las propiedades de los controles se pueden ver y cambiar usando el cuadro de propiedades de cada control. Para ver este cuadro, sólo tienes que hacer doble clic sobre un control.

Si no eres capaz de abrir el cuadro de propiedades de este modo, realiza los dos pasos siguientes:

1.  Selecciona el control haciendo clic sobre él.

2.  Haz clic en Hoja de propiedades en la ficha Diseño.

La figura 6.9 muestra el cuadro de propiedades del control Nombre de nuestro formulario de ejemplo.

Figura 6.9. Cuadro de propiedades del control Nombre

Observa que este cuadro presenta cinco pestañas distintas:

ð La pestaña Formato muestra las propiedades que afectan a la apariencia del control. De hecho, cada vez que se usa un botón del grupo de comandos Fuente para cambiar el formato de un control (como el color del texto o el tamaño del borde), realmente se está modificando una propiedad de formato de dicho control. Algunas de las propiedades de Formato las vimos al tratar las propiedades de los campos de las tablas (como Lugares decimales o Formato).

Nota

Ten en cuenta que en los controles dependientes, el control «hereda» las propiedades de datos y de formato del campo correspondiente. Así, si se ha definido una máscara de entrada de un campo, se utilizará la misma máscara en el control correspondiente.

ð La pestaña Datos es, sin duda, la más importante, ya que define los datos que representa el control. Has de tener en cuenta que sólo los controles dependientes y calculados tienen propiedades en esta categoría. Las propiedades de esta categoría son similares a las vistas en los campos de las tablas, excepto la propiedad Origen del control, que define de dónde se obtiene el contenido del control. Si es un control dependiente, aparecerá el nombre del campo que representa; si es un control calculado, aparecerá la fórmula de su cálculo.

ð La pestaña Eventos está íntimamente ligada al uso de macros y módulos, y la veremos al estudiar las macros más adelante.

ð La pestaña Otras contiene un conjunto de propiedades que no pueden clasificarse en ninguna de las categorías anteriores. No suelen usarse, pero no está de más que les eches un vistazo.

ð Finalmente, la pestaña Todas muestra todas las propiedades del control (figura 6.9) sin clasificar por su categoría.

Te recomendamos que eches un vistazo a las propiedades de formato y de datos de un control de nuestro formulario de ejemplo. Los siguientes pasos te muestran cómo obtener información sobre una propiedad concreta:

1.  Haz clic dentro de la propiedad sobre la que desees obtener alguna información.

2.  Pulsa la tecla F1 para que Access muestre la ayuda sobre dicha propiedad.

Añadir controles

Para terminar con los controles, hay una operación muy importante que queda por ver: añadir nuevos controles a un formulario. Para hacerlo, se emplea el grupo de comandos Controles de la vista de diseño. Este grupo de comandos contiene los siguientes botones:

ð Seleccionar objetos. Sirve para seleccionar objetos. Ya sabemos que para seleccionar un control, basta con hacer clic ­sobre dicho control. Pues bien, si quieres seleccionar objetos, te tienes que asegurar de que este botón está activo (presionado) antes de hacer clic sobre cualquier objeto.

ð Utilizar asistente para controles. Este botón activa o desactiva los asistentes para controles. Estos asistentes entran en acción cuando se crea un control de un tipo determinado (como los cuadros de lista). Veremos uno de estos asistentes más adelante, al crear un formulario de varias tablas desde cero. Nuestro consejo es que actives este botón, ya que los asistentes para crear controles suelen estar muy bien diseñados.

ð El resto de botones sirven para crear controles del tipo que indica su nombre. Estos controles los vimos en la tabla 6.1.

A la hora de crear un control, es esencial distinguir entre los controles dependientes, los independientes y los calculados. Para crear un nuevo control dependiente, sigue estos pasos:

ð Asegúrate de tener en pantalla la ficha Diseño con el grupo Controles y la Lista de campos. Si no es así, haz clic en la ficha Diseño de Herramientas de diseño de formulario y en el comando Agregar campos existentes del grupo Herramientas, en la cinta de opciones.

ð Haz clic en la herramienta del tipo de control que quieres crear. Por ejemplo, para crear un cuadro de texto, haz clic en Cuadro de texto.

ð Arrastra el nombre del campo desde la lista de campos hasta la posición del formulario en la cual quieres colocar el nuevo control.

ð Cuando sueltes el botón del ratón, aparecerá el nuevo control (con su correspondiente etiqueta adosada). En algunas ocasiones, dependiendo del control, puede aparecer un asistente para crear controles. Sigue los pasos que indica y crearás el control fácilmente.

Si el control es independiente, la diferencia está en que no tienes que arrastrar ningún nombre de campo en el paso 3 de la secuencia anterior. Basta con que selecciones el tipo de control en el cuadro de herramientas y hagas clic en la posición del formulario en que desees crear el control.

Finalmente, para crear un campo calculado, realiza estos pasos:

1.  Asegúrate de tener en pantalla la ficha Diseño con el grupo Controles. Si no es así, haz clic en la ficha Diseño de Herramientas de formulario en la cinta de opciones.

2.  Haz clic en la herramienta Cuadro de texto del grupo Controles.

3.  Haz clic en la posición del formulario en la que desees crear el control calculado. Access creará un nuevo control con el texto independiente en su interior y con una etiqueta adosada.

4.  Haz clic en el interior del cuadro de texto y aparecerá el punto de inserción.

5.         Escribe la fórmula (la expresión) que calcula el valor del campo y haz clic en Intro cuando termines.

Crear un formulario en Access

Un formulario en Access es muy similar a un formulario en papel el cual tiene el formato adecuado para desplegar las etiquetas y la información. En Access podemos crear formularios que contengan todos los campos de una tabla.

Razones para crear un formulario en Access

Cuanto tienes una tabla formada por muchos campos (columnas), no es posible visualizar toda la información en el monitor, es necesario mover la barra espaciadora para conocer la información de algún registro específico.

Una razón para crear un formulario en Access es porque deseamos ver todos los campos de un registro en una sola pantalla.

Pasos para crear un formulario en Access

El primer paso para crear un formulario es seleccionar la tabla en la cual se basará el formulario y posteriormente ir a la ficha Crear donde pulsaremos el botón Formulario e inmediatamente observaremos el formulario en pantalla

En la parte inferior del formulario podrás observar un grupo de controles que nos permitirán desplazarnos entre todos los registros de la tabla.

Guardar el formulario

Finalmente debemos pulsar el botón Guardar para asignar un nombre a nuestro nuevo formulario y guardarlo como parte de nuestra base de datos Access.

Podrás acceder al formulario desde el panel izquierdo que despliega los objetos de Access.

CONTROLES PARA FORMULARIO

Control dependiente: Los controles cuyo origen de datos son campos de una tabla o una consulta se denominan controles dependientes. Se usan para mostrar valores procedentes de los campos de las bases de datos. Los valores pueden ser texto, fechas, números, valores Sí/No, imágenes o gráficos.

Control independiente: Los controles que no tienen orígenes de datos (como un campo o una expresión) son controles independientes. Se usan para mostrar información, líneas, rectángulos e imágenes.

Control calculado: Un control cuyo origen de datos es una expresión en vez de un campo se denomina control calculado. Para especificar el valor que se va a usar como origen de los datos del control, se define una expresión. Una expresión puede ser una combinación de operadores (por ejemplo, = y +), nombres de controles, nombres de campos, funciones que devuelven un único valor y valores constantes.

DATOS EN FORMULARIOS

Crear un formulario a partir de una tabla o consulta existente

Para crear un formulario a partir de una tabla o consulta de la base de datos, en el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contenga los datos del formulario y, en la pestaña Crear, haga clic en Formulario.

Access crea un formulario y lo abre en la vista Presentación. En caso necesario, se pueden realizar cambios de diseño, como ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos. Para más información, consulte el artículo sobre cómo usar la herramienta de formulario.

Principio de página

Crear un formulario en blanco

    Para crear un formulario sin controles ni elementos con formato previo: en la pestaña Crear, haga clic en Formulario en blanco. Access abre un formulario en blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista de campos.

    En este Lista de campos panel, haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla o las tablas que contienen los campos que quiera ver en el formulario.

    Para agregar un campo al formulario, haga doble clic en él o arrástrelo hasta el formulario. Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en varios campos. Después, arrástrelos todos juntos hasta el formulario.

Nota    El orden de las tablas en el panel Lista de campos puede cambiar según qué parte del formulario esté seleccionada en ese momento. Si no puede agregar un campo al formulario, pruebe a seleccionar otra parte distinta e intente agregar el campo de nuevo.

    Use las herramientas del grupo Controles en la pestaña Herramientas de presentación de formulario para incluir en el formulario un logotipo, un título, números de página o la fecha y la hora.

    Si desea agregar una mayor variedad de controles al formulario, haga clic en Diseño y use las herramientas del grupo Controles.

Principio de página

Crear un formulario dividido

Un formulario dividido proporciona dos vistas de los datos al mismo tiempo: una vista Formulario y una vista Hoja de datos. Este formulario reporta las ventajas de ambos tipos de formularios en uno solo. Por ejemplo, se puede usar la parte correspondiente a la hoja de datos para buscar rápidamente un registro y, después, usar la parte correspondiente al formulario para verlo o editarlo. Las dos vistas están conectadas al mismo origen de datos y están en todo momento sincronizadas entre ellas.

Formulario dividido.

Para crear un formulario dividido con la herramienta Formulario dividido, en el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos. Después, en la pestaña Crear, haga clic en Más formularios y en Formulario dividido.

Access crea el formulario, en el que podrá realizar cambios de diseño. Así, por ejemplo, puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos en caso necesario. Para aprender a usar un formulario dividido, vea el artículo sobre cómo crear un formulario dividido.

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Crear un formulario que muestre varios registros

Un formulario de varios elementos (también denominado formulario continuo) resulta útil si se desea disponer de un formulario que muestre varios registros, pero que sea más personalizable que una hoja de datos. Para crearlo se usa la herramienta Varios elementos.

    En el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario.

    En la pestaña Crear, haga clic en Más formularios > Varios elementos.

Access crea el formulario y lo abre en la vista Presentación. En esta vista puede realizar cambios de diseño en el formulario mientras visualiza los datos. Así, puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos. Para más información, vea Crear un formulario mediante la herramienta Varios elementos.

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Crear un formulario que contiene un subformulario

A menudo, cuando trabaja con datos relacionados almacenados en tablas distintas, necesita ver los datos de varias tablas o consultas en el mismo formulario. Los subformularios son un buen modo de lograrlo. Dado que existen varios modos de agregar un subformulario según las necesidades, vea el artículo Crear un formulario que contiene un subformulario para obtener más información.

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Crear un formulario de navegación

Un formulario de navegación es, simplemente, un formulario que contiene un control de navegación. Este tipo de formularios constituye un enorme aliciente en cualquier base de datos, pero crear uno resulta especialmente importante si tiene previsto publicar una base de datos en la web, ya que el panel de navegación de Access no se muestra en un explorador.

    Abra la base de datos a la que vaya a agregar un formulario de navegación.

    En el grupo Formularios de la pestaña Crear, haga clic en Navegación y elija el estilo de navegación que desee.

Access crea el formulario, le agrega el control de navegación y abre el formulario en la vista Presentación. Para más información, vea Crear un formulario de navegación.