Consultas
·
Encontrar
datos específicos rápidamente, filtrándolos según criterios concretos
(condiciones)
·
Calcular
o resumir datos
·
Automatizar
tareas de administración de datos como, por ejemplo, revisar de vez en cuando
los datos más actuales.
Es cierto que, cuando se trabaja con una base de datos de
escritorio de Access, el conjunto de opciones de consulta es más sólido, pero
las aplicaciones de Access ofrecen también algunas de estas opciones de
consulta. Para más información sobre las aplicaciones de Access, el nuevo tipo
de base de datos que puede diseñar con Access y publicar en línea.
NOTA Si quiere poner en práctica las consultas de los
ejemplos, use una base de datos de escritorio de Access.
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En una base de datos bien diseñada, los datos que se quieren plasmar en
un formulario o informe suelen estar repartidos en varias tablas. Con una
consulta, se puede extraer información de diversas tablas y ensamblarla para
mostrarla en el formulario o informe. Una consulta puede servir para pedir
resultados de datos de la base de datos, para llevar a cabo una acción relativa
a los datos o para ambas cosas. También sirve para obtener una respuesta a una
pregunta sencilla, efectuar cálculos, combinar datos de distintas tablas o
agregar, cambiar o eliminar datos de una base de datos. Dada su enorme
versatilidad, existen muchos tipos de consulta y el tipo que se cree depende de
la tarea que quiera realizarse.
El tipo de consulta de selección es la opción adecuada si tiene
intención de revisar datos de solo algunos campos de una tabla, revisar datos
de varias tablas a la vez o, sencillamente, ver los datos de acuerdo con
determinados criterios. Para más información.
Por ejemplo, si la base de datos tiene una tabla con mucha información
sobre productos y quiere repasar una lista de los productos y sus precios, así
es como podría crear una consulta de selección para obtener únicamente los
nombres de producto y sus respectivos precios:
1. Abra la base de
datos y, en la pestaña Crear, haga clic en Diseño de consulta.
2. En el cuadro Mostrar tabla, en la pestaña Tablas, haga doble clic
en la tabla Productos y luego cierre el cuadro de diálogo.
3. Supongamos que en
la tabla Productos tenemos los campos Nombre de producto y Precio listado. Haga
doble clic en Nombre de producto y Precio listado para agregar estos campos a la cuadrícula de diseño de la consulta.
4. En la pestaña Diseño , haga clic en Ejecutar. La consulta se inicia y muestra una lista de los productos y sus
precios.
Por ejemplo, tiene una base de datos
de una tienda de comestibles y quiere repasar los pedidos de los clientes que
viven en una determinada ciudad. Los datos de los pedidos y los clientes están
almacenados en dos tablas denominadas Clientes y Pedidos, respectivamente. Cada
tabla tiene un campo de Id. de cliente, que forma la base de una relación de
uno a varios entre las dos tablas. Puede crear una consulta que devuelva los
pedidos de los clientes de una determinada ciudad, como Las Vegas, del modo
siguiente:
1. Abra la base de
datos. En la pestaña Crear, en el grupo Consulta, haga clic en Diseño de consulta.
2. En el cuadro de
diálogo Mostrar tabla, en la pestaña Tablas, haga doble clic en Clientes y luego en Pedidos.
3. Cierre el cuadro de
diálogo Mostrar tabla. Fíjese en la
línea (denominada combinación) que conecta el campo Id. de la tabla Clientes
con el campo Id. de cliente de la tabla Pedidos. Esta línea muestra la relación
entre las dos tablas.
4. En la tabla
Clientes, haga doble clic en Compañía y en Ciudad para agregar estos campos a la cuadrícula de diseño de la consulta.
5. En la cuadrícula de
diseño de la consulta, en la columna Ciudad, desactive la
casilla de la fila Mostrar.
6. En la fila Criterios de la columna Ciudad, escriba Las Vegas.
Desactivar la casilla Mostrar hace que la consulta no muestre la ciudad en los resultados, y escribir Las Vegasen la fila Criterios indica que quiere ver solo los registros en los que el valor del campo
Ciudad sea Las Vegas. En este caso, la consulta devuelve solo los clientes de
Las Vegas. No es necesario mostrar un campo para usarlo con un criterio.
7. En la tabla
Pedidos, haga doble clic en Id. de pedido y en Fecha de pedido para agregar estos campos a las siguientes dos columnas de la cuadrícula
de diseño de la consulta.
8. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. La consulta se inicia y muestra una lista de pedidos de los clientes
de Las Vegas.
9. Presione CTRL+G
para guardar la consulta.
Si quiere iniciar variaciones de una consulta concreta con frecuencia,
considere la posibilidad de usar una consulta de parámetros. Cuando inicia una
consulta de este tipo, la consulta pide los valores de los campos y, después,
usa los valores especificados para crear los criterios de la consulta.
NOTA Las consultas de
parámetros no se pueden crear en las aplicaciones de Access.
Siguiendo con el ejemplo anterior, en el que aprendió a crear una
consulta de selección que devuelve los pedidos de los clientes de Las Vegas,
puede modificar dicha consulta para que le pida que especifique la ciudad cada
vez que se inicie. Para poner esto en práctica, abra la base de datos que creó
en el ejemplo anterior:
1. En el panel de
navegación, haga clic con el botón secundario en la consulta denominada Pedidos por ciudad(que creó en la sección anterior) y después haga
clic en Vista Diseño en el menú contextual.
2. En la cuadrícula de
diseño de la consulta, en la fila Criterios de la columna Ciudad, elimine Las Vegas y después escriba [¿Qué ciudad?].
La cadena [¿Qué ciudad?] es la petición de parámetros. Los corchetes indican que quiere que la
consulta pida información y el texto (en este caso, ¿Qué ciudad?) es la pregunta que aparece en la petición de parámetros.
NOTA No se pueden usar ni
puntos (.) ni signos de exclamación (!) como texto en el mensaje
de petición de parámetros.
1. Active la casilla
en la fila Mostrar de la columna Ciudad para que se muestre la ciudad en los resultados de
la consulta.
2. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. La consulta le pide que escriba un valor en Ciudad.
3. Escriba Nueva York y presione ENTRAR para ver los
pedidos de los clientes de Nueva York.
¿Qué ocurre si no sabe qué valores puede especificar? Puede usar
caracteres comodín como parte del mensaje:
4. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y después en Vista Diseño.
5. En la cuadrícula de
diseño de la consulta, en la fila Criterios de la columna Ciudad, escriba Como [¿Qué ciudad?]&"*".
En esta petición de parámetros, la palabra clave Como, el símbolo de la Y comercial (&) y el asterisco (*)
entre comillas permiten al usuario escribir una combinación de caracteres,
incluidos caracteres comodín, para que se devuelva una gran variedad de
resultados. Por ejemplo, si el usuario escribe *, la consulta devolverá todas las ciudades; si el usuario escribe L, la consulta devolverá todas las ciudades que empiecen por la letra “L”
y, si el usuario escribe *s*, la consulta
devolverá todas las ciudades que contengan la letra “s”.
6. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. Después, en el mensaje de la consulta, escriba Nuevo y presione ENTRAR.
La consulta se inicia y muestra los pedidos de los clientes de Nueva
York.
También puede especificar qué tipo de datos debe aceptar un parámetro.
Puede establecer el tipo de datos de cualquier parámetro, pero es especialmente
importante establecer el tipo de datos en los datos numéricos, de moneda o de
fecha y hora. Cuando se especifica el tipo de datos que debe aceptar un
parámetro, los usuarios ven un mensaje de error más específico si facilitan un
tipo de datos equivocado como, por ejemplo, texto cuando se espera moneda.
NOTA Si se establece un
parámetro para que acepte datos de texto, cualquier entrada se interpreta como
texto y no aparece ningún mensaje de error.
Para especificar el tipo de datos de los parámetros de una consulta,
siga este procedimiento:
1. Con la consulta
abierta en la vista Diseño, en la pestaña Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic enParámetros.
2. En el cuadro de
diálogo Parámetros de la
consulta, en la columna Parámetro, escriba la
petición de cada parámetro para el que quiera especificar el tipo de datos.
Asegúrese de que cada parámetro coincida con la petición que usa en la fila Criterios de la cuadrícula de diseño de la
consulta.
3. En la columna Tipo de datos, seleccione el tipo de datos de cada parámetro.
La fila Total de una hoja de datos es muy útil pero, para cuestiones más
complejas, se usa una consulta de totales, que es una consulta de selección que
permite agrupar y resumir los datos (como cuando quiere ver las ventas totales
por producto). En una consulta de totales, puede usar la función Suma (una
función de agregado) para ver las ventas totales por producto.
NOTA No se pueden usar
funciones de agregado en las aplicaciones de Access.
Use el siguiente el procedimiento para modificar la consulta Subtotales
de productos que creó en el ejemplo anterior con el fin de obtener subtotales
resumidos por producto.
1. En la pestaña Inicio, haga clic en Ver > Vista Diseño.
Se abre la consulta Subtotales de productos en la vista Diseño.
2. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseño, haga clic en Totales.
Aparece la fila Totales en la cuadrícula de diseño de la consulta.
NOTA Si bien tienen nombres
similares, la fila Totales de la cuadrícula de diseño y la fila Total de una hoja de datos no son iguales:
·
Puede agrupar datos por valores de campo con la fila Totales en la cuadrícula de diseño.
·
Puede agregar la fila de hoja de datos Total a los resultados de una consulta de
totales.
·
Al usar la fila Totales en la cuadrícula de diseño, debe elegir una función de agregado para
cada campo. Si no quiere hacer ningún cálculo en un campo, puede agrupar los
datos por ese campo.
·
En la segunda columna de la cuadrícula de diseño, en la fila Total, seleccione Suma en la lista desplegable.
·
En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. La consulta se
inicia y muestra una lista de productos con los subtotales.
·
Presione CTRL+G para guardar la consulta. Deje la consulta abierta.
Normalmente, las tablas no se usan para almacenar valores calculados
(como subtotales), aun cuando se basen en datos de la misma base de datos, ya
que los valores calculados dejan de estar actualizados si cambian los valores
en los que están basados. Por ejemplo, no conviene almacenar la edad de una
persona en una tabla porque cada año tendrá que actualizar el valor; en lugar
de hacer esto, almacene la fecha de nacimiento de la persona y use una consulta
para calcular su edad.
Supongamos que tiene una base de
datos con algunos productos que le gustaría vender. En ella hay una tabla denominada
Detalles de pedido que contiene información sobre los productos en campos (como
el precio de cada uno de ellos y las cantidades). El subtotal se puede calcular
con una consulta que multiplique la cantidad de cada producto por el precio de
dicho producto, multiplique la cantidad de cada producto por el precio y el
descuento de dicho producto y, finalmente reste el descuento total del precio
total. Si creó la base de datos de prueba en el ejemplo anterior, ábrala y
practique del siguiente modo:
1. En la pestaña Crear, haga clic en Diseño de consulta.
2. En el cuadro de
diálogo Mostrar tablas, en la pestaña Tablas, haga doble clic en Detalles de pedido.
3. Cierre el cuadro de
diálogo Mostrar tabla.
4. En la tabla
Detalles de pedido, haga doble clic en Id. de producto para agregar este campo a la primera columna de la cuadrícula de diseño
de la consulta.
5. En la segunda
columna de la cuadrícula, haga clic con el botón secundario en la fila Campo y haga clic enZoom en el menú contextual.
6. En el cuadro Zoom, escriba o pegue lo siguiente: Subtotal:
([Cantidad]*[Precio unitario])-([Cantidad]*[Precio unitario]*[Descuento])
7. Haga clic en Aceptar.
8. En la pestaña Diseño, haga clic en Ejecutar. La consulta se
inicia y muestra una lista de productos y subtotales por pedido.
9. Presione CTRL+G
para guardar la consulta y después asígnele el nombre Subtotales de productos.
Mostrar datos resumidos o agregados
Cuando se usan tablas para registrar
las transacciones o almacenar datos numéricos que se usan periódicamente,
resulta útil poder comprobar los datos agregados, como las sumas o los
promedios. En Access se puede agregar una fila Totales a una hoja de datos. La
fila Totales es una fila situada al final de la hoja de datos que puede mostrar
un total acumulado u otros valores agregados.
1. Inicie la consulta
Subtotales de productos y deje los resultados abiertos en la Vista de hoja de
datos.
2. En la pestaña Inicio, haga clic en Totales. Aparece una nueva
fila en la parte inferior de la hoja de datos con la palabra Total en la primera columna.
3. Haga clic en la
celda de la última fila de la hoja de datos denominada Total.
4. Haga clic en la
flecha para ver las funciones de agregado disponibles. Dado que la columna
contiene datos de texto, hay solo dos opciones: Ninguno y Cuenta.
5. Seleccione Cuenta. El contenido de la celda cambia de Total a una cuenta de los valores de la columna.
6. Haga clic en la
celda adyacente (la segunda columna). Observe que aparece una flecha en la
celda.
7. Haga clic en la
flecha y, después, en Suma. El campo muestra
una suma de los valores de la columna.
8. Deje la consulta
abierta en la vista Hoja de datos.
Ahora supongamos que, además de comprobar los subtotales de los
productos, también quiere agregar los datos por meses, de modo que cada fila
muestre los subtotales de un producto y cada columna, los subtotales de
productos de un mes. Para mostrar los subtotales de un producto y los
subtotales de productos de un mes, use una consulta de tabla de referencias
cruzadas.
NOTA Las consultas de tabla de
referencias cruzadas no se pueden visualizar en las aplicaciones de Access.
Puede modificar nuevamente la consulta Subtotales de productos de manera
que la consulta devuelva filas con los subtotales de producto y columnas con los
subtotales mensuales.
1. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y después en Vista Diseño.
2. En el grupo Configuración de consultas, haga clic en Mostrar tabla.
3. En el cuadro de
diálogo Mostrar tabla, haga doble clic
en Pedidos y después haga clic en Cerrar.
4. En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Tabla de
referencias cruzadas. En la cuadrícula de diseño, la fila Mostrar está oculta y se muestra la fila Referencias
cruzadas.
5. En la tercera
columna de la cuadrícula de diseño, haga clic con el botón secundario en la
fila Campo y después haga clic en Zoom en el menú contextual. Se abre el cuadro Zoom.
6. En el cuadro Zoom, escriba o pegue lo siguiente: Mes: "Mes
" & ParcFecha("m", [Fecha de pedido])
7. Haga clic en Aceptar.
8. En la fila Tabla de referencias cruzadas, seleccione los valores siguientes
en la lista desplegable: Encabezado de fila para la primera columna, Valor para la segunda columna y Encabezado de
columna para la tercera columna.
9. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. La consulta se inicia y muestra los subtotales de productos agregados
por mes.
10. Presione CTRL+G
para guardar la consulta.
Puede usar una consulta de creación de tabla para crear una nueva tabla
a partir de datos almacenados en otras tablas.
NOTA Las consultas de
creación de tabla no están disponibles en las aplicaciones de Access.
Por ejemplo, supongamos que quiere enviar datos referentes a los pedidos
de Chicago a un socio empresarial de Chicago que use Access para preparar
informes. En lugar de enviar todos los datos de los pedidos, quiere
restringirlos a los datos específicos de los pedidos de Chicago.
Puede crear una consulta de selección que contenga
los datos de los pedidos de Chicago y, después, usar la consulta de selección
para crear la nueva tabla siguiendo este procedimiento:
1. Abra la base de
datos del ejemplo anterior.
Para iniciar una consulta de creación de tabla, puede que tenga que
habilitar el contenido de la base de datos.
NOTA Si aparece un mensaje
sobre la opción de habilitar la base de datos debajo de la cinta de opciones,
haga clic en Habilitar
contenido.Si la base de datos ya está en una ubicación de confianza, no verá la
barra de mensajes.
2. En la pestaña Crear, en el grupo Consulta, haga clic en Diseño de consulta.
3. En el cuadro de
diálogo Mostrar tabla, haga doble clic
en Detalles de pedido y en Pedidos y, después, cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
4. En la tabla Pedidos, haga doble clic en Id. de cliente y en Ciudad de destino para agregar estos campos a la cuadrícula de diseño.
5. En la tabla Detalles de pedido, haga doble clic en Id. de pedido, Id. de producto, Cantidad, Precio unitarioy Descuento para agregar estos campos a la
cuadrícula de diseño.
6. En la columna Ciudad de destino de la cuadrícula de diseño, desactive
la casilla de la fila Mostrar. En la filaCriterios,
escriba 'Chicago' (comillas simples incluidas). Compruebe los resultados de la consulta
antes de usarlos para crear la tabla.
7. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
8. Presione Ctrl+G
para guardar la consulta.
9. En el cuadro Nombre de la consulta, escriba Consulta de pedidos de Chicago y luego haga clic
en Aceptar.
10. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y después en Vista Diseño.
11. En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Crear tabla.
12. En el cuadro de
diálogo Crear tabla, en el cuadro Nombre de tabla, escriba Pedidos de Chicago y después haga clic en Aceptar.
13. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
14. En el cuadro de
diálogo de confirmación, haga clic en Sí y vea la nueva tabla que aparece en el panel de navegación.
NOTA Si ya hay una tabla con
el mismo nombre, Access la elimina antes de que se inicie la consulta.
Puede usar una consulta de datos anexados para recuperar datos de una o
varias tablas y agregar esos datos a otra tabla.
NOTA Las consultas de datos
anexados no están disponibles en las aplicaciones de Access.
Por ejemplo, supongamos que creó una
tabla para compartirla con un socio empresarial de Chicago, pero se da cuenta
de que este socio también trabaja con clientes del área de Milwaukee, por lo
que ahora quiere agregar a la tabla filas con datos del área de Milwaukee antes
de compartir la tabla con su socio. Haga lo siguiente para agregar datos del
área de Milwaukee a la tabla Pedidos de Chicago:
1. Abra la consulta
denominada “Consulta de pedidos de Chicago” en la vista Diseño.
2. En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Anexar. Se abre el cuadro
de diálogo Anexar.
3. En el cuadro de
diálogo Anexar, haga clic en la
flecha del cuadro Nombre de tabla, seleccione Pedidos de Chicago en la lista desplegable y haga clic
en Aceptar.
4. En la cuadrícula de
diseño, en la fila Criterios de la columna Ciudad de destino, elimine 'Chicago' y después escriba 'Milwaukee'.
5. En la fila Anexar a, seleccione el campo correspondiente a cada columna.
En este ejemplo, los valores de la fila Anexar a deben coincidir con los de la fila Campo, pero no es obligatorio para que funcionen las consultas de datos
anexados.
6. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
NOTA Al iniciar una consulta
que devuelve una gran cantidad de datos, puede aparecer un mensaje de error que
indica que la consulta no se puede deshacer. Pruebe a aumentar el límite del
segmento de memoria a 3 MB para que la consulta se procese correctamente.
Puede usar una consulta de actualización para cambiar los datos de las
tablas y para escribir los criterios a fin de especificar las filas que deben
actualizarse. Las consultas de actualización permiten revisar los datos
actualizados antes de realizar la actualización.
IMPORTANTE Las consultas de
acciones no se pueden deshacer. Conviene que haga una copia de seguridad de las
tablas que vaya a actualizar con una consulta de actualización.
NOTA Las consultas de
actualización no están disponibles en las aplicaciones de Access.
En el ejemplo anterior, anexó filas a
la tabla Pedidos de Chicago. En esta tabla, el campo Id. de producto muestra el
identificador de producto numérico. Para que los datos resulten más útiles en
los informes, puede cambiar los identificadores de producto por los nombres de
producto del siguiente modo:
1. Abra la tabla
Pedidos de Chicago en la vista Diseño.
2. En la fila Id. de
producto, cambie el tipo de datos de Número a Texto.
3. Guarde y cierre la
tabla Pedidos de Chicago.
4. En la pestaña Crear, en el grupo Consulta, haga clic en Diseño de consulta.
5. En el cuadro de
diálogo Mostrar tabla, haga doble clic
en Pedidos de Chicago y en Productos y, después, cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
6. En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Actualizar.
7. En la cuadrícula de
diseño, desaparecen las filas Ordenar y Mostrar y aparece la fila Actualizar a.
8. En la tabla Pedidos de Chicago, haga doble clic en Id. de producto para agregar este campo a la
cuadrícula de diseño.
9. En la cuadrícula de
diseño, en la fila Actualizar a de la columna Id. de producto, escriba o pegue
lo siguiente:[Productos].[Nombre de producto]
SUGERENCIA Puede usar una consulta
de actualización para eliminar los valores de campo con una cadena vacía ("")
o un valor NULO en la fila Actualizar a.
10. En la fila Criterios, escriba o pegue lo siguiente: [Id. de producto]
Como ([Productos].[Id.])
11. Puede comprobar qué
valores cambiarán con una consulta de actualización si visualiza la consulta en
la vista Hoja de datos.
12. En la pestaña Diseño, haga clic en Ver > Vista Hoja de datos. La consulta
devuelve una lista con los identificadores de producto que se van a actualizar.
13. En la pestaña Diseño, haga clic en Ejecutar.
Cuando abra la tabla Pedidos de Chicago, verá que los valores numéricos
del campo Id. de producto se han cambiado por los nombres de producto de la
tabla Productos.
Puede usar una consulta de eliminación para eliminar datos de las tablas
o para introducir los criterios que especifiquen las filas que se deben
eliminar. Las consultas de eliminación permiten revisar las filas que se van a
eliminar antes de llevar a cabo la eliminación.
NOTA La opción de las
consultas de eliminación no está disponible en las aplicaciones de Access.
Por ejemplo, supongamos que va a enviar la tabla Pedidos de Chicago del
ejemplo anterior a su socio empresarial de Chicago, pero se da cuenta de que
algunas filas contienen campos vacíos y decide quitar esas filas antes de
enviar la tabla. Bastaría con abrir la tabla y eliminar las filas manualmente
pero, si hay muchas filas que eliminar y tiene claros los criterios para
especificar las filas que deben eliminarse, puede resultar útil emplear una
consulta de eliminación.
Puede usar una consulta para eliminar de la tabla Pedidos de Chicago las
filas que no tengan un valor de Id. de pedido siguiendo este procedimiento:
1. En la pestaña Crear, haga clic en Diseño de consulta.
2. En el cuadro Mostrar tabla, haga doble clic en Pedidos de Chicago y cierre el cuadro Mostrar tabla.
3. En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Eliminar. En la cuadrícula
de diseño, las filasOrdenar y Mostrar desaparecen y se muestra la fila Eliminar.
4. En la tabla Pedidos de Chicago, haga doble clic en Id. de pedido para agregarlo a la cuadrícula.
5. En la cuadrícula de
diseño, en la fila Criterios de la columna Id. de pedido, escriba Es Nulo.
6. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
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