Texto de Validación

TEXTO DE VALIDACION:

La propiedad Texto de Validación nos permite crear un mensaje de error específico para la regla de validación. Supongamos que en el campo Edad de la tabla Clientes solo podemos introducir clientes que sean mayores edad. En la Regla de Validación del campo Edad introduciríamos la expresión >=18 y en Texto de validación escribiríamos el texto del mensaje de error que aparecerá si introducimos datos que no cumplen la regla de validación, en nuestro ejemplo El cliente debe ser mayor de edad.

En la vista hoja de datos, introduciremos los datos de los clientes, si por error introducimos una edad menor de 18 saltará el siguiente mensaje:

No podremos pasar al siguiente campo ni al siguiente registro a no ser que introduzcamos un valor que cumpla la regla de validación.

Ordenar y filtrar datos:

Los filtros, como indica su nombre, sirven para filtrar los datos de los formularios de forma que muestre los registros de la tabla o consulta que cumpla las condiciones establecidas en el. Se accede a los filtros pulsando situando el ratón sobre la tabla y pulsando el botón derecho

Los filtros tienen otra función que no tiene tanto que ver con su nombre como la anterior. Los filtros también pueden utilizarse para ordenar los registros de una tabla.

El botón para ordenar ascendentemente, o descendentemente, se aplica al campo en que esté el cursor activo, y ordena todos los registros de la tabla según este criterio. En cambio el botón "Filtro por selección", tras haber colocado el cursor en el campo que queramos utilizar como base para filtrar la tabla. Por ejemplo si filtramos por "Microsoft"

Solo se mostraran los registros cuyo campo "Empresa" contenga la palabra Microsoft. El botón "Filtro por selección" funciona igual solamente que no necesitamos teclear nada, basta con situar el cursor sobre el valor por el que queremos filtrar la base de datos. 

Otras opciones son "Filtro excluyendo la selección", por ejemplo en nuestro caso mostrarían todos los registros menos los de Microsoft. Y por ultimo, pero no menos importante, "Quitar filtro u orden". Es posible que en algún momento necesitemos tener otra vez visible todos los registros de la tabla, Simplemente acudiremos a esta opción para ello. Para acabar con los filtros; veremos los "filtros de formularios". En la ventana de presentación del formulario, pulsaremos en el botón "filtro por formularios".

Aparecerá la ventana de presentación, pero vacía

Ahora pincharemos en el campo que queramos usar para definir el filtro, a la derecha del campo aparece una flecha.

 Si pulsamos en ella, se despliega una cortinilla con todos los datos posibles para ese campo, que hay en la tabla. Podremos Teclear en los campos las expresiones que queramos usar para filtrar los datos. Y por ultimo aplicaremos el filtro

Relaciones de tablas

Para ver las relaciones de tabla, haga clic en Relaciones en la ficha Herramientas de base de datos. Se abrirá la ventana Relaciones y se mostrarán las relaciones existentes. Si aún no se han definido relaciones de tabla y abre la ventana Relaciones por primera vez, Access le pedirá que agregue una tabla o consulta a la ventana. Abra la ventana Relaciones. En la ficha Archivo, haga clic en Abrir. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Relaciones, haga clic en Relaciones. Si la base de datos contiene relaciones, aparecerá la ventana Relaciones y se mostrarán las relaciones existentes. Si la base de datos no contiene relaciones y abre la ventana Relaciones por primera vez, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo. En el grupo Relaciones de la ficha Diseño, haga clic en Todas las relaciones. Se mostrarán todas las relaciones definidas en la base de datos. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto del cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarán a no ser que esté activada la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de navegación. Una relación de tabla se representa mediante una línea de relación trazada entre las tablas en la ventana Relaciones. Una relación que no exige integridad referencial aparece como una línea delgada entre los campos comunes que admiten la relación. Si selecciona la relación haciendo clic en su línea, la línea se hará más gruesa para indicar que está seleccionada. Si exige la integridad referencial, la línea aparecerá más gruesa en los extremos. Además, aparece el número 1 sobre la parte gruesa de un extremo de la línea de relación y aparece el símbolo de infinito (∞) en la parte gruesa del otro extremo de la línea.

Relacionar Datos:

Cuando se vincula a datos con otro formato, los datos permanecen almacenados en el formato original y aparecen como una tabla vinculada en la base de datos. Para la mayoría de los formatos de archivo, esto significa que se pueden ver y modificar los datos mediante Office Access 2007 o el programa original en el que se crearon los datos porque ambos usan los mismos datos físicos. No obstante, no se pueden modificar los datos vinculados almacenados en Excel mediante Office Access 2007; sólo se pueden ver los datos. Para modificarlos, es preciso usar Excel.

Crear una tabla vinculada: Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en el comando correspondiente al tipo de archivo al que desee vincular. Por ejemplo, si desea vincular a los datos de una hoja de cálculo de Excel, haga clic en Excel. Si no aparece el tipo de programa que necesita, haga clic en Más. Aparece el cuadro de diálogo Obtener datos externos. Nota   Si no encuentra el tipo de formato correcto en Importar, tal vez necesite iniciar el programa en el que creó originalmente los datos y utilizar ese programa para guardar los datos en un formato de archivo común (como un archivo de texto delimitado) antes de importar los datos a Access. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, haga clic en Examinar para buscar el archivo de datos de origen o escriba la ruta de acceso completa del archivo de datos de origen en el cuadro Nombre de archivo. Para la mayoría de los formatos de archivo, se inicia un asistente. No obstante, si vincula a los datos de una base de datos de Access, aparece el cuadro de diálogo Vincular tablas; seleccione las opciones que desee en el cuadro de diálogo y, a continuación, prosiga con el paso 8. En caso contrario, continúe con el paso 5. Bajo Especifique cómo y dónde desea almacenar los datos en la base de datos actual, haga clic en Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada. Observe que Access puede vincular únicamente a determinados formatos de archivo, por lo que esta opción puede no estar disponible para su formato de archivo. Siga las instrucciones que aparecen en las siguientes páginas del asistente. El proceso exacto dependerá de la opción de vinculación que elija. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.