Introducción a
Access
Microsoft Access es un sistema de administración de bases de
datos que forma parte de la suite Microsoft Office y es ampliamente utilizada
alrededor del mundo como repositorio de información de muchas
aplicaciones.
Los usuarios de Access pueden crear tablas, consultas (queries),
formularios e informes que permiten almacenar y presentar la información
contenida dentro de la base de datos. Aunque Access tiene cierta compatibilidad
con el lenguaje SQL no es indispensable tener un conocimiento previo de él ya
que la herramienta provee de una interface gráfica que nos permitirá consular
fácilmente los datos almacenados.
Es importante que toda persona que se dedica al análisis de datos tenga
un conocimiento de esta herramienta, ya que dado su amplio uso, seguramente se
encontrarán en la necesidad de consultar o extraer información almacenada en
una base de datos Access.
A continuación encontrarás una serie de artículos que presentan los
conceptos básicos de Access y que te ayudarán a familiarizarte
con la herramienta.
El entorno de trabajo
Una vez abierta una base de datos trabajaremos con el siguiente entorno de trabajo:
Veamos su componentes principales, así conoceremos los nombres de
los diferentes elementos y será más fácil seguir el resto
del curso. La pantalla que se muestra (y en general todas
las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu
ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere
que se vean en cada momento, como veremos más adelante.
Las barras
La barra de Título
La barra de Acceso rápido
, Deshacer
o Rehacer
.Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que se quiera como veremos en un tema más adelante pero si utilizas un dispositivo táctil te interesa consultar este avanzado:
La Cinta de opciones
La cinta de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en una pestaña accederemos a su ficha que contiene los botones y menús, organizados en categorías o grupos.
En la imagen anterior se ve la pestaña INICIO.
Durante el curso utilizaremos continuamente esta cinta. Para referirnos a un determinado botón necesitaremos saber en qué pestaña se encuentra y, para más seña, el grupo. De tal forma que INICIO > Portapapeles > Pegar sería la localización exacta del botón Pegar, que pertenece al grupo Portapapeles de la pestaña INICIO. Es importante que te familiarices con esta nomenclatura.
En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color atenuado, gris.
La cinta es dinámica y se comporta de forma inteligente. Está diseñada para simplificarte el trabajo, mostrando solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.
Es posible que, al pulsar la tecla lo que ocurra sea que se despliegue un submenú. En tal caso, aparecerán nuevos caracteres para estas nuevas opciones.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
Si en un momento dado necesitas disponer de más espacio de trabajo, puedes contraer la cinta de opciones haciendo clic sobre el botón situado en la parte derecha de la cinta
. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña,
pero no se fijarán, para volver fijarlas tendrás que pulsar el botón
situado en la parte derecha de la cinta. La pestaña ARCHIVO
La pestaña ARCHIVO
es especial, no es
realmente una pestaña sino un botón que nos lleva a la vista Backstage de
Microsoft Office.En la vista Backstage podemos encontrar todas las acciones que permiten gestionar los archivos incluídos en la base de datos. La ventana de la vista Backstage es diferente a la del entorno de trabajo y en ella predomina el color granate, color distintivo del programma Access de la suite Office 2013, todos los programas incluídos en la suite tienen esa vista Backstage pero cambiando el color predominante según el programa, por ejemplo en Word el color es el azul.
La ficha ARCHIVO reemplaza al botón Microsoft Office y al menú Archivo usados en versiones anteriores de Microsoft Office.
En la parte izquierda tenemos un menú, al seleccionar una opción del menú, en la parte derecha nos aparecen más opciones o directamente se ejecuta la acción del menú.
Por ejemplo si seleccionas la opción Información (la que ves en la imagen anterior) puedes realizar las acciones Compactar y reparar y Cifrar con contraseña.
Si seleccionas la opción Imprimir la ventana aparece así con otras opciones:
Mientras que si pulsas sobre Guardar, el documento se guardará y se vuelve al entorno de trabajo anterior.
Para salir de la vista Backstage y volver al entorno de trabajo anterior pulsa en la flecha Atrás
que hay en la esquina superior izquierda de la ventana.La barra de estado
Por ejemplo aquí nos indica que tenemos la tecla de teclado numérico pulsada (BLOQ NUM), que estamos en la vista Formulario y podemos cambiar la vista a Hoja de datos, Presentación y Diseño con los cuatro botones que aparecen a la derecha. Los nombres de los botones se muestran en un pequeño cuadro informativo al dejar el cursor sobre uno de ellos, de forma que no es necesario que los memorices. Con el uso ya irás aprendiendo la forma de los botones que más utilices.
La ayuda
Access incorpora una documentación muy útil que explica las distintas opciones y características del programa. Su consulta frente a una duda es muy recomendable. Para acceder a ella podemos:Hacer clic en el botón de Ayuda
de la barra de título. Pulsar la tecla F1 del teclado.
La ventana de Ayuda tiene el siguiente aspecto:
Por defecto se conectará a Internet para buscar la ayuda en línea que contiene más información y más actualizada. Pero si queremos utilizar los temas de ayuda cargados en nuestro equipo y así no utilizar Internet podemos indicarlo seleccionando la opción Access Ayuda de su equipo del menú desplegable como muestra la siguiente imagen:
Base de datos:
Una base
de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado
y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se
denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.
Las bases
de datos de Access 2013 tienen la extensión .ACCDB para que el ordenador las
reconozca como tal. Casi todos los sistemas de gestión de base de datos
modernos almacenan y tratan la información utilizando el modelo de gestión de
bases de datos relacional.
En un
sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas. Las
tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes de una
empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se
relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de clientes podamos
obtener información sobre los pedidos de éstos.
Diseño de una base de datos
Una base de datos correctamente diseñada permite
obtener acceso a información exacta y actualizada. Puesto que un diseño
correcto es esencial para lograr los objetivos fijados para la base de datos,
parece lógico emplear el tiempo que sea necesario en aprender los principios de
un buen diseño ya que, en ese caso, es mucho más probable que la base de datos
termine adaptándose a sus necesidades y pueda modificarse fácilmente.
En este
artículo se proporcionan instrucciones para preparar una base de datos de
escritorio. Aprenderá a decidir qué información necesita, a dividir la
información en las tablas y columnas adecuadas y a relacionar las tablas entre
sí. Debe leer este artículo antes de crear la primera base de datos de
escritorio.
Importante
Microsoft Access 2010 proporciona una nueva experiencia de diseño que permite
crear aplicaciones de bases de datos para la Web. Muchas consideraciones de
diseño varían cuando se diseña para la Web. Este artículo no aborda el diseño
de aplicaciones de bases de datos web. Para obtener más información, vea el
artículo
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