INTRODUCCIÓN A ACCESS

Introducción a Access

Microsoft Access es un sistema de administración de bases de datos que forma parte de la suite Microsoft Office y es ampliamente utilizada alrededor del mundo como repositorio de  información de muchas aplicaciones.

Los usuarios de Access pueden crear tablas, consultas (queries), formularios e informes que permiten almacenar y presentar la información contenida dentro de la base de datos. Aunque Access tiene cierta compatibilidad con el lenguaje SQL no es indispensable tener un conocimiento previo de él ya que la herramienta provee de una interface gráfica que nos permitirá consular fácilmente los datos almacenados.

Es importante que toda persona que se dedica al análisis de datos tenga un conocimiento de esta herramienta, ya que dado su amplio uso, seguramente se encontrarán en la necesidad de consultar o extraer información almacenada en una base de datos Access.

A continuación encontrarás una serie de artículos que presentan los conceptos básicos de Access y que te ayudarán a familiarizarte con la herramienta.

PROCESO DE DISEÑO

El proceso de diseño

El proceso de diseño consta de los pasos siguientes:

• Determinar la finalidad de la base de datos    

Esto le ayudará a estar preparado para los demás pasos.

• Buscar y organizar la información necesaria    

Reúna todos los tipos de información que desee registrar en la base de datos, como los nombres de productos o los números de pedidos.

• Dividir la información en tablas    

Divida los elementos de información en entidades o temas principales, como Productos o Pedidos. Cada tema pasará a ser una tabla.

• Convertir los elementos de información en columnas    

Creación de Tablas

Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear. En el grupo Tablas podremos seleccionar estas opciones:

El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene la columna.
* Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad didáctica

Modificar el diseño de una tabla en Vista Diseño

Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definición (por ejemplo, añadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc.) tendremos que realizar una modificación en su diseño:

Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo estuviera.


Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar en el Panel de navegación, seleccionar Vista Diseño en el menú contextual:

Texto de Validación

TEXTO DE VALIDACION:

La propiedad Texto de Validación nos permite crear un mensaje de error específico para la regla de validación. Supongamos que en el campo Edad de la tabla Clientes solo podemos introducir clientes que sean mayores edad. En la Regla de Validación del campo Edad introduciríamos la expresión >=18 y en Texto de validación escribiríamos el texto del mensaje de error que aparecerá si introducimos datos que no cumplen la regla de validación, en nuestro ejemplo El cliente debe ser mayor de edad.

Consultas

Con las consultas, es más fácil ver, agregar, eliminar y cambiar datos en una base de datos de Access. Otros motivos para usar consultas:

·         Encontrar datos específicos rápidamente, filtrándolos según criterios concretos (condiciones)

·         Calcular o resumir datos

·         Automatizar tareas de administración de datos como, por ejemplo, revisar de vez en cuando los datos más actuales.

Es cierto que, cuando se trabaja con una base de datos de escritorio de Access, el conjunto de opciones de consulta es más sólido, pero las aplicaciones de Access ofrecen también algunas de estas opciones de consulta. Para más información sobre las aplicaciones de Access, el nuevo tipo de base de datos que puede diseñar con Access y publicar en línea.

NOTA    Si quiere poner en práctica las consultas de los ejemplos, use una base de datos de escritorio de Access.

Las consultas pueden ayudarle a buscar datos y trabajar con ellos

En una base de datos bien diseñada, los datos que se quieren plasmar en un formulario o informe suelen estar repartidos en varias tablas. Con una consulta, se puede extraer información de diversas tablas y ensamblarla para mostrarla en el formulario o informe. Una consulta puede servir para pedir resultados de datos de la base de datos, para llevar a cabo una acción relativa a los datos o para ambas cosas. También sirve para obtener una respuesta a una pregunta sencilla, efectuar cálculos, combinar datos de distintas tablas o agregar, cambiar o eliminar datos de una base de datos. Dada su enorme versatilidad, existen muchos tipos de consulta y el tipo que se cree depende de la tarea que quiera realizarse.

PROPIEDADES DE LOS CONTROLES

Las propiedades de los controles se pueden ver y cambiar usando el cuadro de propiedades de cada control. Para ver este cuadro, sólo tienes que hacer doble clic sobre un control.

Si no eres capaz de abrir el cuadro de propiedades de este modo, realiza los dos pasos siguientes:

1.  Selecciona el control haciendo clic sobre él.

2.  Haz clic en Hoja de propiedades en la ficha Diseño.

La figura 6.9 muestra el cuadro de propiedades del control Nombre de nuestro formulario de ejemplo.

Historia de Access 2013

Proyectos Omega y Cirrus

En los años 1980, Microsoft carecía de una solución propia de base de datos relacional, y hasta entonces se limitaba a distribuir un producto de terceros llamado R:BASE, que era una aplicación para MS-DOS. En 1988 se empezó a desarrollar un producto SQL (de nombre clave Omega) para Windows y OS/2, junto con el que se escribió un lenguaje de macros llamado EB "Embedded Basic" que se utilizaría en la mayoría de software Microsoft hasta la llegada de VBA. También se buscaba que Omega funcionara como front-end para Microsoft SQL Server. Omega requería una enorme cantidad de recursos de los procesadores 386 disponibles en la época para usos comerciales, retrasando su llegada desde el primer cuatrimestre de 1990 hasta enero de 1991. Más tarde partes del proyecto fueron utilizados para otros proyectos de Microsoft. Cirrus (nombre clave para Access) y Thunder (nombre clave para Visual Basic, en el que se utilizó el motor Embedded Basic). Tras el adelanto de Access, Omega fue demostrado ante varios periodistas en 1992 y Access presentaba funciones que Omega no tenía.

Después de la cancelación de Omega, algunos de sus desarrolladores fueron reasignados al proyecto Cirrus (la mayoría fue a parar al equipo creador de Visual Basic). Su meta era crear un competidor de productos como dBase y Paradox en el entorno Windows. El proyecto pareció condenado con la compra de FoxPro por parte de Microsoft, pero la compañía decidió continuar con el desarrollo de Cirrus. Al principio se asumió que el producto usaría el motor Extensible Storage Engine (Jet Blue) pero al final fue reemplazado por otro motor llamado Microsoft Jet Database Engine (Jet Red). El proyecto usó partes del código escrito para Omega y una versión pre-publicada de Visual Basic. En Julio de 1992 llegó la versión final con el nombre de Access.

¿Que es Access 2013?

Icono Access 2013

Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete de programas de Microsoft Office. Es igualmente un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Access es un programa informático en entornos de empresa, que permite la creación y gestión de bases de datos, así como su modificación, control y mantenimiento.