ACCESS 2013

Creación de Tablas

Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear. En el grupo Tablas podremos seleccionar estas opciones:

El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene la columna.
* Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad didáctica

* Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que podrás compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personas con acceso al mismo sitio.
* Desde el grupo Plantillas también podemos acceder a Elementos de aplicación, que permite crear una tabla de entre las plantillas disponibles. Sólo tendrás que rellenarla con sus datos.
Explicaremos a continuación la forma de crear una tabla en vista diseño. Este método consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta tendrá y otras consideraciones.

Otra forma rápida de llegar a la Vista Diseño es haciendo clic en el botón de la barra de estado inferior. También en caso de estar editando una tabla, encontraremos el botón Ver > Vista Diseño, en la pestaña Campos de las Herramientas de tabla.

Aparecerá la Vista Diseño de la tabla:

En la pestaña tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1).
A continuación tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y así sucesivamente.
En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas (General y Búsqueda) para definir las propiedades del campo, es decir, características adicionales de la columna que estamos definiendo.

Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este m omento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Tipo de datos y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el tipo de datos determina la clase de valores que admitirá el campo.
Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondrá la tabla:
En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone Texto corto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo.
En Office 2013 se han incluido dos nuevos tipos de datos, Texto corto, sustituyendo al tipo Texto y Texto largo, sustituyendo al tipo Memo.
Observa como una vez tengamos algún tipo de dato en la segunda columna, la parte inferior de la ventana, la correspondiente a Propiedades del campo se activa para poder indicar más características del campo, características que veremos con detalle en la unidad temática siguiente.

A continuación pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la rejilla.
Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que únicamente sirve para introducir un comentario, normalmente una descripción del campo de forma que la persona que tenga que introducir datos en la tabla sepa qué debe escribir ya que este cometario aparecerá en la barra de estado de la hoja de datos.
Repetir el proceso hasta completar la definición de todos los campos (columnas) de la tabla.

Campos

Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo.
Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la Vista Diseño cuando tenemos un campo seleccionado

Las propiedades se agrupan en dos pestañas, la pestaña General donde indicamos las características generales del campo y la pestaña Búsqueda en la que podemos definir una lista de valores válidos para el campo. Esta última ya ha sido explicada en el tema avanzado "Asistente para búsquedas" de la unidad 3, de forma que en esta unidad profundizaremos en la pestaña General.
Las propiedades de la pestaña General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de la pestaña Búsqueda cambian según el tipo de control asociado al campo.
Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo después de haber introducido datos en él se pueden perder estos datos introducidos.
A continuación explicaremos las propiedades de que disponemos según los diferentes tipos de datos.

Tamaño del Campo

Para los campos Texto corto, esta propiedad determina el número máximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 255 caracteres y valor máximo de 255.

Para los campos Numérico, las opciones son:

Byte (equivalente a un carácter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255.

Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767.

Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647.

Simple para la introducción de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.

Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324

Id. de réplicación se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.

Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en una base de datos .adp) y números entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos .accdb)

Los campos Autonumeración son Entero largo.

A los demás tipos de datos no se les puede especificar tamaño.

Formato del Campo

Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un informe.
Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, Datos adjuntos e Hipervínculo.
Para los campos Autonumeración, Numérico y Moneda, las opciones son:
Número general: presenta los números tal como fueron introducidos.
Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el símbolo monetario asignado en Windows como puede ser €.
Euro: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro.
Fijo: presenta los valores sin separador de millares.
Estándar: presenta los valores con separador de millares.
Porcentaje: multiplica el valor por 100 y añade el signo de porcentaje (%).
Científico: presenta el número con notación científica.
Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:
Fecha general: si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinación de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.
Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000.
Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000.
Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y año. Ejemplo: 01/08/00.
El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas comprendidas entre los años 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de años entre 1930 y 1999.
Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20.
Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM.
Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.
Los campos Sí/No disponen de los formatos predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso y Activado/Desactivado.
Sí, Verdadero y Activado son equivalentes entre sí, al igual que lo son No, Falso y Desactivado.

Nota: El control predeterminado para un dato Sí/No es la casilla de verificación por lo que en la vista Hoja de Datos los datos de este tipo aparecen como una casilla de verificación y no se ve el efecto de la propiedad formato. Si queremos ver el efecto tenemos que cambiar el control predeterminado en la pestaña Búsqueda de las propiedades del campo, en la propiedad Mostrar control elegir el Cuadro de texto como te mostramos a continuación.
Los campos Calculado pueden ser de cualquiera de los formatos indicados anteriormente, ya que el cálculo puede ser tanto sobre fechas, como sobre valores monetarios u operaciones lógicas de verdadero/falso.
Los campos Texto corto y Texto largo no disponen de formatos predefinidos, se tendrían que crear formatos personalizados.

Clave Principal

Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.
La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica. No podemos definir más de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por más de un campo.
Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:
Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal.
En la pestaña Diseño de Herramientas de tabla, hacer clic sobre el botón Clave principal del grupo Herramientas.

A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo es la clave principal de la tabla.
Si quieres que el sistema se encargue automáticamente de generar los valores del campo que es clave principal, puedes definirlo con el tipo de datos Auto-numeración.
Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar los campos pulsando simultáneamente la tecla CTRL y el campo a seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el botón anterior.

Importante: Recordar que un campo o combinación de campos que forman la clave principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal.

Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el sistema no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un error de este tipo: